Het juiste reserveringssysteem kiezen

Wat kost het echt?

De prijs op de website is niet altijd de prijs die je betaalt. Sommige systemen rekenen een laag maandbedrag maar pakken je op commissie per reservering. Bij 500 reserveringen per maand en 2 euro per boeking ben je 1000 euro per maand kwijt — bovenop je abonnement.

Kijk daarom altijd naar het totaalplaatje. Wat is het maandbedrag? Is er commissie per reservering of per couvert? Zijn er setupkosten? Betaal je extra voor functies die je nodig hebt? Een systeem van 40 euro per maand zonder commissie kan voordeliger zijn dan een gratis systeem met 1,50 euro per boeking.

Welke functies heb je echt nodig?

Niet elk restaurant heeft dezelfde behoeften. Een bistro met 8 tafels heeft andere eisen dan een grand cafe met 200 couverts. Maar een paar functies zijn voor iedereen essentieel.

Plattegrond — Wil je zien waar gasten zitten? Een visuele plattegrond met drag-and-drop tafels maakt het overzichtelijk. Niet elk systeem biedt dit, of alleen in de duurdere pakketten.

Automatische mails — Bevestigingen en herinneringen moeten automatisch gaan. Handmatig mailen kost te veel tijd en leidt tot fouten. Check of het systeem dit standaard doet of dat je er extra voor betaalt.

Widget voor je website — Gasten moeten kunnen boeken zonder je site te verlaten. Een inbedbare widget die past bij jouw huisstijl is veel beter dan een redirect naar een externe pagina.

Cadeaubonnen — Steeds meer restaurants verkopen digitale cadeaubonnen. Als je dit wilt, check dan of het ingebouwd zit of dat je een apart systeem nodig hebt.

Hoe makkelijk is het?

Een systeem kan alle functies van de wereld hebben, maar als je personeel het niet snapt, heb je er niets aan. Let op hoe snel je kunt beginnen. Moet je een training volgen of kun je dezelfde dag live? Hoe intuïtief is het dashboard? Kunnen je medewerkers er zonder hulp mee werken?

Vraag ook hoe de support werkt. Kun je iemand mailen of bellen als je vastzit? Hoe snel reageren ze? Bij grote systemen zit je soms in een wachtrij. Bij kleinere partijen krijg je vaak persoonlijker contact.

Zit je ergens aan vast?

Contractduur en opzegtermijn worden vaak vergeten bij de keuze. Sommige systemen bieden een lagere prijs als je een jaarcontract afsluit, maar dan zit je ook een jaar vast. Anderen laten je maandelijks opzeggen.

Check ook wat er gebeurt met je data als je opzegt. Kun je je gastenlijst exporteren? Of ben je alles kwijt? Een goed systeem laat je je eigen data meenemen.

Past het bij jouw type zaak?

Een systeem dat gebouwd is voor grote restaurantketens past niet per se bij een kleinere zaak. En andersom. Kijk of het systeem ervaring heeft met restaurants zoals die van jou. Is het gebouwd voor de Nederlandse markt? Zijn de mails in het Nederlands? Begrijpen ze hoe de horeca in Nederland werkt?

Het kan ook helpen om te kijken wie het systeem gebouwd heeft. Is het een techbedrijf dat restaurants als markt ziet? Of is het gebouwd door mensen die zelf in de horeca staan? Dat maakt vaak een verschil in hoe de functies werken en welke prioriteiten er worden gesteld.

Samengevat

Het juiste systeem is niet per se het grootste of het duurste. Het is het systeem dat doet wat jij nodig hebt, tegen een eerlijke prijs, zonder gedoe. Kijk naar de totale kosten, test het zelf, en kies iets waar je personeel blij mee is.